Systemübergreifende Fallkoordination
Lohnlauf.
Systemübergreifend.
Freie Nachrichten, Arbeitszeitverwaltung und HR-Fachsysteme werden zu einem Vorgang verbunden.
Die Anwendung klärt fehlende Angaben, überträgt bestätigte Änderungen und führt Ergebnisse zurück. Menschen geben Abrechnung und Zahlung frei.
Nachgebildete Produktoberflächen mit Beispieldaten
Oktober 2026
Monatsübersicht
Ein Eingang. Ein zusammenhängender Vorgang.
Koordinationsbeispiel mit erfundenen Angaben: Korrektur für September im Oktoberlauf.
- Freier Eingang: „Demo A hat am 5. September acht statt sechs Stunden gearbeitet. Bitte noch berücksichtigen.“
- Abgleich: Der freigegebene Zeitstand enthält sechs Stunden. Person und Monat sind zugeordnet; die Angaben widersprechen sich.
- Gezielte Rückfrage: Welche Arbeitszeit bestätigt die zuständige Fachperson für diesen Tag? Sie bestätigt im Beispiel acht Stunden.
- Bestätigte Übergabe: Die Anwendung gibt die bestätigte Änderung über den vereinbarten Zugang an SAGE weiter. Die Standardkorrektur und Fachberechnung erfolgen dort.
- Ausführungsrücklauf: Die Rückmeldung des Fachsystems und die zugehörigen Unterlagen werden demselben Vorgang zugeordnet. Fehlt eine Quittung, bleibt die Übertragung zur Klärung offen.
Endgültige Abrechnung und Zahlung behalten ihre menschliche Freigabe. Die Koordination ersetzt keine Fachberechnung.
Arbeitszeiten und Abwesenheiten
Vorbereitung und Freigabe
Ablage und Versandstatus
Für diesen Monat
Eine Abwesenheit klären
Monatliche Angaben prüfen
Abrechnung bewusst freigeben
Oktober 2026 · Wochenausschnitt
Arbeitszeiten
Mitarbeitende und Kalendertage in einer Monatsansicht. Hier ist eine Beispielwoche dargestellt.
| Mitarbeitende | Mo 5 | Di 6 | Mi 7 | Do 8 | Fr 9 | Stunden |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Demo A | 6:00 | 6:00 | — | 6:00 | 4:00 | 22:00 |
| Demo B | 7:30 | 7:30 | Urlaub | 7:30 | 7:30 | 30:00 |
| Demo C | 4:00 | — | 4:00 | 4:00 | — | 12:00 |
Erfassung, Plusstunden und Monatsabschluss bilden die Grundlage für den weiteren Ablauf.
Lohnlauf · Oktober 2026
Ein Monat, Schritt für Schritt
Der Monatsweg verbindet automatische Schritte mit gezielter Klärung und menschlicher Freigabe.
| Schritt | Akteur | Status | Notiz |
|---|---|---|---|
| Einstieg und Prüfpunkte | Programm | Geprüft | — |
| Zeiten und Abwesenheiten | Programm | Rückfrage | Rückfrage zu Demo B |
| Monat zur Abrechnung freigeben | Mensch | Freigabe nötig | — |
| Angaben in SAGE übernehmen | Programm | Vorgesehener Schritt | — |
| Testabrechnung prüfen | Programm | Vorgesehener Schritt | — |
| GO für die endgültige Abrechnung | Mensch | Freigabe ausstehend | Menschlicher GO-Punkt |
| Lohnscheine holen und zuordnen | Programm | Vorgesehener Schritt | — |
| Dokumente und Abschluss | Programm / Mensch | Vorgesehener Schritt | — |
Fragen und Antworten
Gehört die Abwesenheit von Demo B zu Urlaub oder Zeitabbau?
Antwort noch offen
Freigabe der endgültigen Abrechnung
Ein bewusster menschlicher Schritt im vorgesehenen Ablauf.
ProtokollEine Rückfrage wurde dem betreffenden Monatsschritt zugeordnet.
Oktober 2026
Dokumentenzentrale
Unterlagen pro Person und Monat. Hier sind vorbereitete Stundennachweise vor der endgültigen Abrechnung dargestellt.
| Person | Monat | Dokument | Stand | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|
| Demo A | 10 / 2026 | Stundennachweis | Entwurf | Prüfung offen |
| Demo B | 10 / 2026 | Stundennachweis | Entwurf | Prüfung offen |
| Demo C | 10 / 2026 | Stundennachweis | Entwurf | Prüfung offen |
Die Dokumentenansicht macht sichtbar, zu wem ein Dokument gehört und welcher nächste Bearbeitungsschritt ansteht.
Automatischer Monatsweg mit nachvollziehbaren Schritten und bewusster Freigabe.
Fachsoftware anbinden.
Auch über ihre Oberfläche.
Ein HR-Fachsystem wie SAGE übernimmt die vorhandene Abrechnungsautomatik, Korrekturen sowie Steuer- und Sozialversicherungsberechnung. Unsere Anwendung führt freie Eingänge, gezielte Rückfragen und Ausführungsrückmeldungen über getrennte Werkzeuge und Kanäle zu einem Vorgang zusammen.
Für bestätigte Änderungen nutzen wir passende APIs und Importschnittstellen. Fehlt am Zielsystem ein passender programmatischer Zugang, kann der Agent dessen Oberfläche bedienen: den aktuellen Dialog erfassen, eine zulässige Aktion wählen, Angaben übertragen und das Ergebnis zurücklesen. Abweichungen führen zu einem angepassten Schritt oder einer gezielten Klärung.
Zustandsabhängige Bedienung
Die nächste Bedienaktion ergibt sich aus dem sichtbaren Zustand und der Aufgabe. Eine feste Klickfolge allein bildet diese Entscheidung nicht ab. Klassische RPA kann für stabile Abläufe sinnvoll bleiben; APIs und Dateiformate werden dort genutzt, wo sie zur Anbindung passen. Rechte, Ausführungsnachweise und fachliche Freigaben gehören bei jedem dieser Wege zur Lösung.
Anwendungsfall · Nachträgliche Korrektur
Der Monat ist abgeschlossen.
Dann kommt eine Korrektur.
Nach dem Abschluss des Vormonats trifft außerhalb der Fachmaske eine freie Nachricht ein:
Die Anwendung ordnet Person, Datum und Abrechnungsmonat zu und gleicht die Nachricht mit dem freigegebenen Stand und bereits erfassten Änderungen ab. Ist die Korrektur schon verarbeitet, wird sie nicht erneut übertragen. Bei Mehrdeutigkeit fragt sie gezielt nach der fachlichen Bestätigung.
Vom freien Eingang
zum bestätigten Ergebnis.
-
1. Widerspruch klären.
Die neue Nachricht allein ersetzt die freigegebene Zeiterfassung nicht. Die KI stellt der zuständigen Person beide Angaben gegenüber und fragt gezielt. Fehlt ein belastbarer Nachweis, beschafft sie zunächst die vereinbarte Quelle.
-
2. Angaben übertragen.
Nach der Bestätigung übergibt die Anwendung die Änderung an das HR-Fachsystem. Dessen vorhandene Korrekturfunktion verarbeitet die Angaben. Die Anwendung liest den tatsächlichen Ausführungsstand zurück.
-
3. Ergebnis zurückführen.
Abrechnungsergebnis und Unterlagen werden demselben Vorgang zugeordnet. Bleibt eine Übertragung offen oder meldet das Fachsystem einen Konflikt, beschafft die Anwendung die fehlende Rückmeldung.
-
4. Menschlich freigeben.
Die zuständige Person sieht den Konflikt und die Auswirkungen auf Folgearbeiten zusammen. Die endgültige Abrechnung und eine Zahlung erhalten ihre menschliche Freigabe.
Eine gezielte Frage.
Ein zusammenhängender Fall.
Unsere Anwendung hält freie Eingänge, Abgleiche, Rückfragen und Rückmeldungen über die Systemgrenze zusammen. Die zuständige Person erhält den konkreten Konflikt mit seinen Auswirkungen im selben Vorgang und entscheidet an den fachlichen Klärungs- und Freigabepunkten.
Das vorhandene HR-Fachsystem führt seine Abrechnungs- und Korrekturfunktionen aus. Die Anwendung koordiniert die Bearbeitung zwischen den beteiligten Werkzeugen, liest Ergebnisse zurück und ordnet Dokumente zu. Menschen bestätigen unklare Angaben und geben folgenreiche Schritte frei.
Automatisierung & IntegrationDen Ablauf an
Beispieldaten besprechen.
Ein möglicher nächster Schritt ist ein Testsystem mit erfundenen Mitarbeiterprofilen und Lohndaten. Welche Ansichten und Abläufe dafür sinnvoll sind, klären wir im Gespräch.
Testsystem besprechen